Step 1
U komt bij ons terecht.
Betalingsherinnering sturen
Een betalingsherinnering sturen is een essentieel onderdeel van debiteurenbeheer voor bedrijven. Het helpt bij het innen van een openstaande factuur en zorgt ervoor dat uw cashflow gezond blijft. Dit proces kan variëren van een vriendelijke herinnering tot een formele aanmaning. Hier zijn enkele belangrijke aspecten en tips voor het effectief versturen van betalingsherinneringen.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een bericht dat een schuldeiser verstuurt naar een debiteur om hen te herinneren aan een openstaande factuur. Het doel is om de debiteur te verzoeken het openstaande factuurbedrag binnen een redelijke termijn te betalen. Deze herinneringen kunnen op verschillende manieren worden verstuurd, zoals via e-mail, aangetekende post of zelfs telefonisch contact. De betalingsherinnering verwijst doorgaans naar de oorspronkelijke factuur die nog niet is voldaan. Het is in feite een verzoek om het openstaande factuurbedrag alsnog binnen een bepaalde termijn te voldoen.
Waarom is een betalingsherinnering wettelijk verplicht?
Het versturen van een betalingsherinnering is wettelijk verplicht wanneer de debiteur een particulier is. Dit betekent dat de schuldeiser eerst een herinnering moet sturen en de debiteur een redelijke termijn moet geven om alsnog te betalen, voordat verdere stappen worden ondernomen, zoals het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure. Pas na deze termijn mogen incassokosten of wettelijke rente in rekening worden gebracht. Bij zakelijke debiteuren (bedrijven) geldt deze verplichting echter niet. U kunt direct na het verstrijken van de betaaltermijn overgaan tot het in rekening brengen van incassokosten of het ondernemen van verdere juridische stappen. Toch wordt vaak aangeraden om eerst vriendelijk contact op te nemen, omdat dit de relatie met de klant kan behouden en vaak sneller tot betaling leidt.
Hoeveel betalingsherinneringen moet u versturen?
In de praktijk versturen bedrijven meestal meerdere betalingsherinneringen voordat ze overgaan tot strengere juridische middelen. Een gebruikelijke aanpak is:
Betalingsherinnering:
Een vriendelijke brief die kort na de vervaldatum van de originele factuur wordt verzonden. Deze herinnering stuurt meestal een verzoek om de factuur alsnog te betalen binnen bijvoorbeeld 10 dagen. Hierin wordt ook gewezen op de mogelijke gevolgen, zoals het inschakelen van een incassobureau of het berekenen van wettelijke rente.
Aanmaning of sommatiebrief:
Als er geen reactie komt op de betalingsherinnering, volgt een formele brief (ook wel sommatiebrief genoemd) dit is een formeel document waarin de debiteur wordt aangespoord om een openstaande schuld te betalen. In een aanmaning kan worden gedreigd met het inschakelen van een incassobureau en/of het starten van een gerechtelijke procedure. Het is echter mogelijk om een incassobureau direct in te schakelen zodra de betaaltermijn is verstreken.
5 Tips voor het versturen van effectieve betalingsherinneringen
Een vriendelijke toon:
Begin altijd met een vriendelijke betalingsherinnering. Dit bevordert een goede relatie met uw klant en verhoogt de kans op een snelle betaling. Bijvoorbeeld: “Hierbij herinneren wij u vriendelijk aan de nog openstaande factuur met betreffende factuurnummer.”
Duidelijkheid en precisie:
Vermeld duidelijk het oorspronkelijke factuurbedrag, de vervaldatum en de nieuwe betalingstermijn. Zorg ervoor dat alle noodzakelijke details worden vermeld, zodat de debiteur precies weet om welke factuur het gaat en wat het verschuldigde bedrag is.
Gebruik verschillende communicatiemiddelen:
Overweeg om meerdere communicatiemiddelen te combineren bij het versturen van betalingsherinneringen. Een e-mail is snel en efficiënt, ideaal voor een eerste herinnering. Voor een formele herinnering, die tevens als bewijs kan dienen, kunt u een aangetekende brief versturen. Daarnaast kunnen sms of WhatsApp nuttig zijn voor een snelle opvolging, zodat uw bericht de debiteur op verschillende manieren bereikt. Door deze methoden te combineren, vergroot u de kans dat de debiteur snel reageert en de openstaande betaling voldoet.
Hanteer de juiste termijn:
Geef de debiteur een redelijke termijn om te betalen. Voor consumenten geldt een wettelijke minimum termijn van 14 dagen. Voor zakelijke klanten kan een korte betalingstermijn worden gesteld, bijvoorbeeld 5 tot 7 dagen.
Documenteer alles:
Houd een gedetailleerd dossier bij van alle verzonden betalingsherinneringen, eventuele telefoongesprekken en reacties van de debiteur. Dit kan belangrijk zijn als u uiteindelijk juridische stappen moet ondernemen.
Wat te doen als de betaling uitblijft?
Als de betaling uitblijft na meerdere betalingsherinneringen, kunt u overwegen om strengere maatregelen te nemen:
- Incassobureau inschakelen: Dit kan extra kosten met zich meebrengen voor de debiteur en de druk verhogen om te betalen.
- Gerechtelijke procedure: In de meeste gevallen kunt u een dagvaarding opstellen om de onbetaalde factuur via de rechter te innen.
- Wettelijke rente en incassokosten: U heeft het recht om wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen bij een betalingsachterstand. (14 dagen na de betalingsherinnering bij particulieren en direct bij bedrijven, maar een betalingsherinnering sturen wordt aangeraden).
Het versturen van betalingsherinneringen is een cruciaal proces voor het beheer van openstaande facturen. Door een gestructureerde aanpak, het naleven van wettelijke vereisten en het behouden van een vriendelijke toon, kunt u de kans vergroten dat uw facturen op tijd worden betaald en de relatie met uw klanten positief blijft.
Voordelen No Cure No Pay incassobureau inschakelen
- Altijd up-to-date, waar ter wereld u ook bent
- U zit nergens aan vast
- Géén succes = geen kosten
- Kost u niets: uw klant betaalt de kosten
- Op maat gemaakte benadering
- Uit onze naam verstuurd: behoud klantrelatie
- Volledig ontzorgd
Hoe werkt No Cure No Pay incasso?
Hoe het traject in zijn werk gaat, is als volgt:
Step 2
U draagt uw vordering aan ons over waarna wij direct starten met het dossier. Voor 16:00 uur ingediend, is dezelfde dag actie.
Step 3
Wij vullen uw dossier verder aan en stellen uw debiteur onmiddellijk in gebreke. Blijft betaling uit, dan sommeren wij schriftelijk en nemen we telefonisch contact op om hem/haar tot betaling te bewegen.
Step 4
U kijkt tegelijkertijd over onze schouders mee, vanuit onze eigen exclusieve online cockpit: onze geavanceerde online portaal waarin u 24/7 de actuele status van uw zaken op de voet volgt.
Step 5
Wij hebben zestien contactmomenten met uw klant: telefonisch, per mail, via sms en brieven.
Step 6
Er volgen drie uitkomsten:
Uw factuur betaald
Er is een betalingsregeling afgesproken
Het incassotraject wordt voortgezet in een gerechtelijke procedure
Direct uw incasso No cure No Pay indienen?
Onze incassospecialisten
In 10 jaar tijd zijn wij uitgegroeid tot wereldwijde marktleider op het gebied van incasso. “Wij gaan verder waar anderen stoppen”.
Bent u benieuwd naar onze mogelijkheden op het gebied van incasso, of heeft u vragen over incasso? Onze specialisten staan u graag direct te woord.
FAQ: Betalingsherinneringen sturen
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een bericht dat een schuldeiser verstuurt naar een debiteur om hen te herinneren aan een openstaande factuur. Het doel is om de debiteur te verzoeken het openstaande factuurbedrag binnen een redelijke termijn te betalen.
Daarom hebben we onze eigen software ontwikkeld. Met het Starspace Dashboard hoef je alleen de geschikte kandidaten te spreken, en weet je precies wanneer zij bereikbaar zijn.
Is het versturen van een betalingsherinnering wettelijk verplicht?
Ja, het versturen van een betalingsherinnering is vaak wettelijk verplicht voordat verdere stappen, zoals het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure, kunnen worden ondernomen. Als de debiteur een particulier is, mogen de kosten pas worden doorbelast nadat je een WIK-brief (ook wel 14-dagen brief genoemd, waarin een betalingstermijn van 14 dagen wordt gegeven) hebt gestuurd. Bij een bedrijf mag je deze kosten direct in rekening brengen, hoewel het wordt aanbevolen eerst een betalingsherinnering te sturen en de debiteur wat extra tijd te geven.
Hoeveel betalingsherinneringen moet ik versturen voordat ik verdere stappen onderneem?
Meestal worden meerdere betalingsherinneringen verstuurd. Een gangbare aanpak is:
- Betalingsherinnering: Vriendelijke brief na de vervaldatum.
- Aanmaning/Sommatiebrief: Formele brief met dreiging van verdere stappen.
Welke details moeten worden vermeld in een betalingsherinnering?
Vermeld duidelijk het oorspronkelijke factuurbedrag, de vervaldatum, de nieuwe betalingstermijn, het factuurnummer en andere relevante details om verwarring te voorkomen.
Hoe kan ik een betalingsherinnering versturen?
Betalingsherinneringen kunnen worden verstuurd via e-mail, post, sms of WhatsApp. E-mail is snel en efficiënt, terwijl een aangetekende brief formele waarde heeft en bewijs biedt dat de herinnering is verzonden.
Wat is een redelijke termijn voor het betalen van een betalingsherinnering?
Voor consumenten geldt meestal een minimum termijn van 14 dagen. Voor zakelijke klanten kan een kortere betalingstermijn worden gesteld, bijvoorbeeld 5 tot 7 dagen.
Wat moet ik doen als de betaling uitblijft na meerdere herinneringen?
Als de betaling uitblijft, kunt u strengere maatregelen overwegen:
- Een incassobureau inschakelen. https://collect1.nl/aanmeldformulier/
- Gerechtelijke procedure starten.
- Wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Een betalingsherinnering is meestal vriendelijker en minder formeel. Een aanmaning, ook wel sommatiebrief genoemd, is formeler en dreigt met verdere juridische stappen als de betaling uitblijft.
Is een betalingsherinnering per e-mail rechtsgeldig?
Ja, een betalingsherinnering per e-mail is rechtsgeldig, net zoals herinneringen via sms of WhatsApp. Het belangrijkste is dat de herinnering de schuldenaar bereikt en duidelijk aangeeft dat er sprake is van een betalingsachterstand.
Kan ik incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen?
Ja, u kunt incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen bij een betalingsachterstand. Dit moet wel duidelijk vermeld worden in de aanmaning.
Wat moet ik doen als ik geen reactie krijg op mijn betalingsherinneringen?
Als u geen reactie krijgt op uw betalingsherinneringen, kunt u overwegen om zelf telefonisch contact op te nemen, een aangetekende brief te sturen of een incassobureau in te schakelen. Documenteer alle pogingen tot communicatie voor het geval u juridische stappen moet ondernemen.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn betalingsherinneringen effectief zijn?
Houd een vriendelijke toon, wees duidelijk en precies in uw communicatie, gebruik verschillende communicatiemiddelen en volg de wettelijke bepalingen. Documenteer alle verzonden herinneringen en eventuele reacties voor een gestructureerd debiteurenbeheer.
Waarom steeds meer klanten voor ons kiezen
- Betrouwbare incasso, nationaal en internationaal
- No Cure, No Pay
- 24/7 inzicht via ons Online Dashboard
- Actuele krediet- en verhaalsinformatie
- Slimme Order to Cash oplossingen
Eigenaar
Het kantoor beschikt over zeer gespecialiseerde advocaten in verschillende zaken. Door hun ervaring en de uitrusting die ze hebben, kunnen ze snel reageren.
Goede behandeling en goede service. Aanbevolen
Vraag GRATIS Incasso advies aan
Vul uw gegevens in en ontvang gratis incasso advies
- 15 minuten
- Direct een gesprek met een gespecaliseerde jurist
- Geheel gratis en vrijblijvend
Onze incassojuristen en specialisten
mr. drs. Joost KoningsIncassojurist- mr. Wesley BoetersMarketing Coordinator
- mr. Joeyin TangIncassojurist
- mr. May LeungMarketing Coordinator
